Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức nhằm phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo điều hành về công tác cán bộ trong ngành Kiểm sát Tuyên Quang

 
Ngày 04/5/2019 Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành Chỉ thị số 03/CT-VKSTC về Nâng cao chất lượng công tác tổ chức cán bộ, trong đó đã chỉ thị toàn ngành tiếp tục thực hiện tốt nhiều nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm về công tác tổ chức cán bộ. Để thực hiện có hiệu quả chỉ thị, đòi hỏi công tác tham mưu, đề xuất về công tác tổ chức cán bộ cần phải có sự nghiên cứu kỹ lưỡng, rà soát toàn diện trên nhiều tiêu chí khác nhau và hồ sơ cán bộ, công chức cơ bản đáp ứng được yêu cầu đó.
 
Hồ sơ cán bộ, công chức là tài liệu quan trọng trong công tác tổ chức cán bộ của bất kỳ một cơ quan, tổ chức, đoàn thể nào. Nó phản ánh đầy đủ và trung thực lich sử bản thân, quá trình công tác, qua đó giúp đơn vị tham mưu về công tác tổ chức cán bộ thực hiện tốt công tác tham mưu trong việc kiện toàn, sắp xếp tổ chức bộ máy cũng như trong công tác cán bộ, phục vụ cho việc tra cứu kịp thời, chính xác những thông tin liên quan đến cán bộ, công chức với nhiều nội dung chi tiết, khối lượng thông tin lớn (như quá trình công tác từ khi được tuyển dụng, trình độ đào tạo, các mối quan hệ xã hội, quy hoạch, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm chức vụ, chức danh, nâng lương, đào tạo, bồi dưỡng, khen thưởng, kỷ luật… và các thông tin cần thiết khác). Việc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức được thực hiện một cách thống nhất, khoa học, đầy đủ và chính xác sẽ đáp ứng tốt yêu cầu khi cần khai thác thông tin phục vụ nhiệm vụ được giao.
 
Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Tuyên Quang hiện đang thực hiện 141 biên chế và 29 hợp đồng lao động theo Nghị định số 68/2000/NĐ-CP của Chính phủ (trong đó cấp tỉnh 58 biên chế, 09 hợp đồng lao động; cấp huyện 83 biên chế, 20 hợp đồng lao động), hồ sơ cán bộ, công chức, người lao động trong toàn ngành Kiểm sát Tuyên Quang được lưu trữ tại Viện kiểm sát nhân dân tỉnh. Trong thời gian qua, việc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức thường xuyên được xây dựng, chỉnh lý, bổ sung, cơ bản đáp ứng tốt yêu cầu khai thác, sử dụng thông tin, tài liệu, phục vụ tốt cho công tác cán bộ như quy hoạch, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, nâng lương, đào tạo, bồi dưỡng... Tuy nhiên việc quản lý, xây dựng hồ sơ cán bộ, công chức còn có điểm hạn chế, thiếu sót như có hồ sơ lưu trữ không đầy đủ những thông tin cần thiết (thông tin về nhân thân, khen thưởng…), việc sắp xếp có hồ sơ chưa theo trình tự thời gian, theo từng danh mục bìa kẹp hồ sơ… đã phần nào gây khó khăn trong công tác quản lý, tra cứu thông tin khi cần thiết. Nguyên nhân của những hạn chế, thiếu sót là việc quản lý hồ sơ chưa khoa học, công chức thực hiện công tác xây dựng hồ sơ, quản lý, lưu trữ, tra cứu thông tin thực hiện nhiệm vụ kiêm nhiệm, có lúc, có việc chưa thực hiện hết trách nhiệm của mình… nên đã phần nào ảnh hưởng đến công tác quản lý, khai thác thông tin phục vụ tham mưu Lãnh đạo Viện trong công tác lãnh, chỉ đạo điều hành về công tác cán bộ.
 
Nhằm khắc phục những hạn chế, thiếu sót nêu trên, trong thời gian tới cần tiếp tục quan tâm thực hiện một số giải pháp sau:
 
Thứ nhất: Qua quá trình thực hiện nhiệm vụ, Lãnh đạo Viện lựa chọn cán bộ, công chức có đủ phẩm chất, năng lực làm công tác tổ chức cán bộ, trong đó phân công cán bộ, công chức quản lý hồ sơ phải thực sự tâm huyết với công việc, cẩn thận và ngăn nắp; định kỳ hoặc đột xuất kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ, qua đó kịp thời chấn chỉnh những sai phạm, thiếu trách nhiệm trong công tác này.
 
Thứ hai: Xây dụng quy định nội bộ trong quản lý, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức, theo đó chỉ người được giao nhiệm vụ quản lý hồ sơ cán bộ, công chức mới được khai thác tài liệu hồ sơ, nếu cán bộ, công chức khác có yêu cầu khai thác hồ sơ thì phải được sự đồng ý của người đứng đầu đơn vị và chỉ được khai thác tại chỗ; không được đưa hồ sơ ra khỏi đơn vị, trừ trường hợp có lý do chính đáng và phải được sự đồng ý của người đứng đầu đơn vị. Thực hiện nghiêm quy định về bảo quản hồ sơ với các điều kiện về lưu trữ (do điều kiện cơ sở vật chất, phòng Tổ chức cán bộ ở Viện kiểm sát nhân dân tỉnh không có kho lưu trữ riêng mà lưu trữ hồ sơ cán bộ, công chức tại phòng làm việc nên phải thường xuyên vệ sinh phòng làm việc, thường xuyên kiểm tra hồ sơ để khắc phục kịp thời tình trạng các yếu tố bên ngoài tác động làm hư hỏng hồ sơ như mối, mọt, ẩm, mốc…), thực hiện đúng nguyên tắc bảo mật hồ sơ và thông tin liên quan theo quy định.
 
Thứ ba: Hồ sơ mỗi cán bộ, công chức phải được đựng trong túi hồ sơ riêng, trong đó chia từng bìa kẹp liên quan, có danh mục, bản kê tài liệu kèm theo và xếp theo trình tự thời gian của tài liệu. Cán bộ, công chức được giao nhiệm vụ phải kịp thời cập nhật, lưu trữ vào hồ sơ (những quyết định, văn bản, tài liệu… liên quan đến cán bộ công chức do cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền ban hành) nhằm tránh tình trạng làm thất lạc, mất mát. Khi phát hiện quyết định, văn bản, tài liệu thất lạc, mất mát thì cần yêu cầu cán bộ, công chức kịp thời bổ sung và báo cáo người có thẩm quyền tổ chức phê bình, kiểm điểm trách nhiệm của cán bộ, công chức trong quản lý hồ sơ.
 
Thứ tư: Khi tuyển dụng, tiếp nhận hồ sơ cán bộ, công chức phải kiểm tra kỹ hồ sơ, hướng dẫn cán bộ, công chức bổ sung những tài liệu còn thiếu, những thông tin liên quan chưa đầy đủ, đảm bảo đúng, đủ và chính xác. Đối với cán bộ, công chức chuyển ngành phải sao lưu tài liệu có liên quan trong công tác tuyển dụng, bổ nhiệm và những thông tin cần thiết khác, có sự giao, nhận hồ sơ bằng văn bản giữa các đơn vị được phân công làm công tác tổ chức cán bộ liên quan đến cán bộ, công chức đó.
 
Thứ năm: Thường xuyên cập nhật những thông tin về cán bộ trên Phần mềm quản lý nhân sự ngành Kiểm sát nhân dân, theo đó chỉ có cán bộ, công chức được cung cấp tên truy cập và mật khẩu mới có thể truy cập, khai thác dữ liệu, yêu cầu cán bộ, công chức đó phải cập nhật chính xác, đầy đủ, kịp thời các thông tin về mỗi cán bộ, công chức và thực hiện đúng nguyên tắc bảo mật theo quy định. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý thông tin về cán bộ, công chức trong ngành. Thực hiện quản lý hồ sơ cán bộ, công chức song song với việc thiết lập hệ thống tệp tin (File) lưu trữ, quản lý đầy đủ các thông tin về cán bộ, công chức trên máy tính như: Các thông tin về cá nhân, quá trình công tác từ khi được tuyển dụng, trình độ, các mối quan hệ xã hội, các thông tin về quy hoạch, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đào tạo, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật…, trong quá trình thực hiện nếu có phát sinh mới hoặc cần bổ sung, người được giao nhiệm vụ quản lý thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu thông tin trên văn bản rồi tiến hành bổ sung các thông tin vào tệp tin (File) lưu trữ sau đó thực hiện lưu trữ vào túi hồ sơ riêng theo quy định. Việc cập nhật, lưu trữ, quản lý thông tin cán bộ, công chức trên máy tính sẽ giúp cho việc khai thác thông tin của một hay nhiều người được nhanh chóng, thuận tiện mà vẫn bảo đảm sự chính xác như khai thác thông tin trên hồ sơ của cán bộ, công chức.
 
Để phục vụ công tác tham mưu cho lãnh đạo Viện trong công tác quản lý, chỉ đạo điều hành về công tác cán bộ đòi hỏi đơn vị tham mưu (Phòng 15), cán bộ công chức được giao nhiệm vụ phải quản lý tốt hồ sơ cán bộ công chức, kịp thời, khoa học nhằm đáp ứng yêu cầu về công tác cán bộ trong ngành Kiểm sát nhân dân./.
 
Hoàng Tiến Tùng -  VKSND tỉnh